筆者在上一篇【社區管委會的管理費收支，怎樣做檢查?(上)】一文，提到「社區財務管理」最重要的兩個原則，是確保社區的「資金安全」和「帳務清楚」，不僅是避免資金運用上的糾紛，管委會辦理換屆交接時也會比較放心；也讓住戶清楚明白社區帳務清楚、現金有餘、管理良好，住宅價值就更高。
但，報載社會新聞不時會發生有些社區在「帳務」和「資金」上發生疏失，甚至有疑似做假帳、侵占等弊端，有些不好的情況甚至長達好幾年才被發現 (實在是匪夷所思! )，最後對簿公堂，並請外部會計師進來查帳，但時間一久，帳簿不全、證據有時不明，即使查清楚了，到底是人為弊端? 還是帳務記錄錯誤 ? 也說不清楚了。但更重要的是，短缺的款項也大都追討不回來了。
案例一(報章轉載)：偽造存摺內頁、掏空400多萬
OO大樓公共基金485萬，疑似遭保全公司派駐的X姓總幹事，以偽造銀行存摺內頁，以及黏貼過的存入憑條盜領，掏空之後只剩9萬多元。而管委會也被質疑作假帳目，保全公司不想賠償，住戶抗議，雙方對簿公堂。
案例二(報章轉載)：管委會委員借出印章、解約定存並掏空，1年多共660萬
某社區47歲總幹事，將社區高達400萬的定期存款解約提領一空，1年多來代收的管理費、磁扣費、鹽酥雞攤販租金、社區張貼廣告費、住戶裝潢保證金等也都占為己有，掏空近660萬元。管委會的主委、監委和財委都證稱因為自己還有工作，所以都委由該男辦理，印章也借出使用。
案例三(報章轉載)：被告侵占期間長達7年706萬、管委會未確實查核帳務
OO社區管委會2012年起委託YY物管公司代管社區事務，不料物管公司指派到該社區的X姓總幹事竟監守自盜，7年來侵吞社區資產高達706萬元，直到前年管委會查帳才揭發其惡行。YY物業公司則辯稱，6、7 年來歷屆管委會委員均未確實查核帳務，放任X先生假藉職務之便蠶食管理費，否則事態不至於擴大至此，因此主張過失相抵，請求減免20%責任。
案例四(報章轉載)：盜刻印章、4個月捲款500萬
社區管委會女會計，趁機盜刻主委、副主委等人印章，陸續領走款項，任職4個月期間，捲款近500萬。經管委會委請外部會計師核對帳目，才東窗事發。
案例五(摘自高等法院刑事判決書)：10個月鯨吞蠶食，侵占189萬餘
派駐某社區之X姓財務秘書，於任職10個月期間，合計侵占189萬餘，作為償還私人債務之用。在此期間內，X姓以1天數次或1月數次之頻率，密切、多次利用收取住戶繳交各類款項之機會，將該等款項侵占入己。侵占方式有二：「溢領支出款項」、「短存收取款項」。具體方法包括：裝潢保證金存入短少、管理費存入短少、機車位清潔費收入短少、公共電費溢領、支付雜項支出溢領、已核准支出未提款等多種方式。(本例用較通俗文字敘述, 詳情請查詢司法院網站)
案例六(摘自台灣高等法院刑事判決書)：5年期間短收達189萬，卻因收據未保全、相關委員當時似均未詳細核對而未實際核算出短報金額，被告獲判無罪。
派駐某社區總幹事OOO，經查核被提告其於任職約5年期間，侵占社區短收金額達新臺幣約189萬餘。但經後來調查，因本案社區住戶繳交管理費之收據，大都沒有保留。且按判決書提到，被告會將其所製作之住戶管理費繳費之收據（銀行之存款憑條）和各種表冊，交予財務委員查核，財務委員閱後再依序交予監察委員、主任委員查核及蓋章，惟相關管委會等人當時似均未詳細核對，而未實際核算出短報金額。故事後經查被告將代收管理費存入銀行後，所製作之會計轉帳傳票，比對社區應收之管理費用總額，雖發現本案社區短收金額達新臺幣189萬餘，但至多僅能證明本案社區管理費收繳表之收訖金額與財務報表之收入金額有差異，惟此金額差異究係何原因所造成? (係因被告之故意行為抑或過失行為所致? 或有可能係因管理費收入被人挪至財務報表其他收入項目所致? 尚難遽論)，無從證明必係被告故意侵占管理費或有何故意違背任務之舉，最後判決該總幹事無罪。(本例用較通俗文字敘述, 詳情請查詢司法院網站)
藉由上面六個案例，可以了解到社區的「資金安全」和「帳務清楚」都很重要，管委會更負擔了很大的責任，從各階段簡單來說：
一、社區成立時：要建立「財務管理辦法」等制度和帳務系統。
二、每月例行性：要確保各項收入和支出的內控流程是正確合規的，收到的每一筆錢都有入帳、付出去的每一筆錢都要經過核准，支出沒有重複付款，然後每個月要製作收支報表，報表要經過委員們核算並層層審核，銀行的定存和活存要確保存在，零用金雖然金額較低但就要注意支出的頻率，各項應收未收款的明細要完整並且追討，預收款、暫收款、暫付款也要正確紀錄並沖銷。
三、年度區分所有權人大會：除了可由監察委員或財務委員就匯整的「年度報表」予以複核之外，也可以事先委任第三方會計師再一次進行檢查，住戶可以更加放心，如果剛好是管委會改選換屆，則財務報表建議更需要第三方來做檢查，前後任委員應會比較放心。
晨平會計師事務所
顏仁盟會計師2021.12
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